KETERBUKAAN INFORMASI DAN PERAN SEKRETARIS PERUSAHAAN

 

Keterbukaan informasi merupakan salah satu aspek penting dalam tata kelola perusahaan, terutama bagi perusahaan yang memiliki kewajiban menyampaikan informasi kepada pemegang saham, investor, regulator, maupun masyarakat. Informasi yang disampaikan secara tepat dapat membantu pemangku kepentingan memahami kondisi, aktivitas, serta perkembangan perusahaan. Karena itu, perusahaan perlu memiliki mekanisme yang jelas untuk mengelola informasi sebelum dipublikasikan.

Dalam praktiknya, keterbukaan informasi tidak berarti seluruh informasi harus disampaikan kepada publik. Perusahaan perlu membedakan informasi yang wajib atau layak diungkapkan dengan informasi yang bersifat rahasia dan harus dilindungi. Sekretaris perusahaan memiliki peran penting dalam membantu memastikan proses penyampaian informasi berjalan secara terkoordinasi, akurat, konsisten, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Memahami Keterbukaan Informasi Perusahaan

Keterbukaan informasi dapat dipahami sebagai proses penyampaian informasi perusahaan kepada pihak yang berhak atau membutuhkan informasi tersebut secara transparan dan sesuai ketentuan. Informasi dapat berkaitan dengan kondisi keuangan, aksi korporasi, perubahan manajemen, kegiatan perusahaan, maupun informasi lain yang relevan.

Dalam konteks perusahaan terbuka, keterbukaan informasi juga berkaitan dengan kewajiban perusahaan menyampaikan informasi material kepada publik melalui mekanisme yang telah ditentukan oleh regulator.

Tujuannya bukan sekadar menyebarkan informasi, tetapi memastikan pemangku kepentingan memperoleh informasi yang relevan dan dapat dipertanggungjawabkan.

Peran Sekretaris Perusahaan

Sekretaris perusahaan atau corporate secretary berperan sebagai salah satu penghubung antara perusahaan dengan pemegang saham, investor, regulator, dan pemangku kepentingan lainnya.

Dalam kaitannya dengan keterbukaan informasi perusahaan, sekretaris perusahaan membantu mengoordinasikan pengumpulan, pemeriksaan, dan penyampaian informasi. Peran tersebut membutuhkan komunikasi yang baik dengan direksi, komisaris, unit hukum, keuangan, hubungan investor, serta departemen terkait lainnya.

Sekretaris perusahaan juga perlu memahami ketentuan yang mengatur informasi perusahaan agar proses penyampaian informasi tidak menimbulkan kesalahan.

Mengidentifikasi Informasi yang Perlu Disampaikan

Tidak semua informasi memiliki tingkat kepentingan yang sama. Karena itu, perusahaan perlu memiliki proses untuk mengidentifikasi informasi yang perlu disampaikan kepada pemangku kepentingan.

Informasi mengenai perubahan struktur manajemen, keputusan strategis tertentu, kinerja perusahaan, aksi korporasi, atau peristiwa material dapat membutuhkan perhatian khusus.

Sekretaris perusahaan dapat berkoordinasi dengan unit terkait untuk memastikan informasi telah melalui proses pemeriksaan sebelum disampaikan kepada publik.

Memastikan Akurasi Informasi

Akurasi menjadi salah satu aspek penting dalam keterbukaan informasi. Informasi yang tidak akurat dapat menimbulkan kesalahpahaman dan memengaruhi persepsi pemangku kepentingan terhadap perusahaan.

Sebelum informasi dipublikasikan, sekretaris perusahaan perlu memastikan data telah dikonfirmasi kepada sumber yang berwenang. Angka, tanggal, nama, jabatan, serta informasi material lainnya harus diperiksa dengan teliti.

Proses verifikasi juga membantu menjaga konsistensi informasi yang disampaikan melalui berbagai saluran komunikasi perusahaan.

Menjaga Konsistensi Informasi

Informasi yang diberikan melalui laporan perusahaan, situs web, siaran pers, presentasi investor, maupun saluran komunikasi lainnya perlu memiliki substansi yang konsisten.

Perbedaan informasi antara satu kanal dengan kanal lain dapat menimbulkan pertanyaan dari investor atau pemangku kepentingan.

Sekretaris perusahaan dapat membantu melakukan koordinasi antarunit agar informasi yang disampaikan memiliki sumber data yang sama dan telah melalui proses validasi.

Mengelola Hubungan dengan Regulator

Sekretaris perusahaan juga berhubungan dengan regulator dalam berbagai aspek administrasi dan pelaporan perusahaan. Dalam konteks perusahaan terbuka di Indonesia, fungsi ini berkaitan dengan pemenuhan ketentuan pasar modal dan tata kelola perusahaan.

Sekretaris perusahaan perlu memastikan informasi yang menjadi kewajiban pelaporan disiapkan sesuai format, jadwal, dan mekanisme yang berlaku.

Koordinasi yang baik dengan unit hukum dan kepatuhan membantu perusahaan mengurangi risiko keterlambatan atau kesalahan penyampaian informasi.

Mendukung Hubungan dengan Investor

 

Ilustrasi. Sumber: Pexels.com/AlphaTradeZone

 

Keterbukaan informasi memiliki hubungan erat dengan aktivitas hubungan investor. Investor membutuhkan informasi yang relevan untuk memahami perkembangan perusahaan dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tersedia.

Sekretaris perusahaan dapat membantu memastikan informasi perusahaan tersedia melalui saluran resmi dan dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan.

Komunikasi dengan investor juga perlu dilakukan secara profesional dengan tetap memperhatikan batasan informasi yang dapat disampaikan.

Membedakan Informasi Publik dan Rahasia

Salah satu tantangan dalam pengelolaan informasi adalah menentukan informasi yang dapat dipublikasikan dan informasi yang harus dirahasiakan.

Informasi strategis yang belum waktunya diumumkan, data pribadi, informasi tertentu yang dilindungi hukum, serta rahasia dagang tidak boleh disebarkan secara sembarangan.

Sekretaris perusahaan perlu memahami klasifikasi informasi dan berkoordinasi dengan pihak yang berwenang sebelum memberikan informasi kepada pihak eksternal.

Menghindari Penyampaian Informasi yang Menyesatkan

Keterbukaan bukan hanya mengenai jumlah informasi yang disampaikan, tetapi juga kualitas dan konteks informasi tersebut. Penyampaian informasi secara tidak lengkap atau tanpa konteks yang memadai dapat menimbulkan interpretasi yang keliru.

Karena itu, informasi perlu disusun menggunakan bahasa yang jelas dan tidak menyesatkan. Data pendukung juga harus dapat ditelusuri kepada sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.

Sekretaris perusahaan dapat membantu memastikan pesan komunikasi telah sesuai dengan fakta dan tujuan penyampaian informasi.

Mendokumentasikan Proses Komunikasi

Setiap informasi yang telah disampaikan kepada publik atau pemangku kepentingan perlu didokumentasikan dengan baik. Dokumentasi dapat mencakup materi komunikasi, tanggal publikasi, sumber informasi, pihak yang menyetujui, serta media yang digunakan.

Dokumentasi membantu perusahaan melakukan penelusuran apabila di kemudian hari diperlukan klarifikasi atau evaluasi.

Selain itu, arsip komunikasi dapat menjadi bagian dari sistem tata kelola dan administrasi perusahaan.

Membangun Koordinasi Antarbagian

Keterbukaan informasi tidak dapat berjalan hanya melalui satu departemen. Sekretaris perusahaan perlu berkoordinasi dengan berbagai unit yang memiliki data dan informasi perusahaan.

Departemen keuangan dapat menyediakan data finansial, bagian hukum memberikan masukan mengenai aspek regulasi, sementara hubungan investor membantu memahami kebutuhan informasi dari investor.

Koordinasi lintas fungsi memastikan informasi yang disampaikan telah diperiksa dari berbagai aspek sebelum dipublikasikan.

Penutup

Keterbukaan informasi perusahaan membutuhkan proses yang terstruktur agar informasi yang disampaikan kepada pemangku kepentingan tetap akurat, relevan, konsisten, dan sesuai ketentuan. Dalam proses tersebut, sekretaris perusahaan memiliki peran strategis sebagai koordinator komunikasi dan penghubung antara perusahaan dengan regulator, investor, pemegang saham, serta pihak berkepentingan lainnya.

Dengan melakukan verifikasi informasi, menjaga konsistensi komunikasi, mengelola hubungan dengan regulator, membedakan informasi publik dan rahasia, serta mendokumentasikan setiap proses penyampaian informasi, sekretaris perusahaan dapat mendukung praktik tata kelola yang lebih transparan dan profesional.

 

 

*Ditulis oleh Maharani Kusuma Artanti. Sebagai Content Writer yang berpengalaman sejak 2021, Maharani fokus pada penulisan konten yang informatif dan teroptimasi. Sejak 2025, ia mendedikasikan keahliannya untuk SEO dan visibilitas online, memastikan informasi pelatihan tersaji jelas dan aksesibel. Terhubung dengan Maharani via LinkedIn.